Welche Handwerk Software - Tipps zur richtigen Auswahl
Andreas Fay hat einen Master of Science Abschluss von der Universität Heidelberg in Informatik und arbeitet seit über 12 Jahren in der Softwarebranche. Davon ist er bereits über 6 Jahre im Bereich Branchenlösungen auch für den Handwerk tätig.
Handwerksbetriebe haben spezielle Bedürfnisse und brauchen bestmöglichste Unterstützung durch Handwerkersoftware, um optimal ihrem eigentlichen Geschäft nachgehen zu können und Geld zu verdienen. Im Folgenden werden die wichtigsten Aspekte für Sie beleuchtet.
Betriebssystem - Handwerkersoftware für iOS (iPad / iPhone / Apple) oder lieber für den PC?
Mobilität spielt für Handwerker eine große Rolle. Daher liegt es nahe, zuerst an mobile Systeme bspw. auf dem iPad zu denken.
Käufmännische Komplettlösungen
Haben Sie ein Ladengeschäft? Dann brauchen Sie zumindest auch ein Kassensystem, das eher stationär veranlagt ist. Das Kassensystem mit dem Rest der IT-Infrastruktur zu vernetzen macht unbedingt Sinn, um doppelte Daten, Buchhaltung und damit auch Aufwand zu vermeiden. Typischerweise greifen Sie in einer solchen Konstellation mit dem stationären Geschäft mit Publikumsverkehr auf ein System zurück, das mindestens über geeignete Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen und zur Buchhaltung verfügt. Besser wäre nur noch ein Kassensystem, das direkt in ein Warenwirtschaftssystem integriert ist. Dort können Sie auch Rechnungen schreiben, eine Kalkulation durchführen oder Aufträge schreiben und erledigen. Alles greift auf ein- und dieselbe Datenbasis zu.
Reine App / Mobilversion
Für reine Außendiensttätigkeiten reicht eine App, die möglicherweise auf iPad oder iPhone, alternativ auch auf Android Mobilgeräten läuft. Hier sollten Sie unbedingt eine Zeiterfassung und Auftragsbearbeitung haben, die leicht in der Bedienung sind. Denken Sie immer daran, dass Sie beim Kunden vor Ort noch weniger Zeit für Organisationsarbeiten haben als sonst und jede unnötiger Aufwand nicht nur lästig ist, sondern ebenso einen schlechten Eindruck beim Kunden hinterlässt. Heutzutage haben Kunden einfach eine gewisse Erwartungshaltung an die Professionalität von Handwerkern. Das müssen Sie in Ihrem Auftreten und auch in der Bedienung der App beachten.
Komplettlösung mit zusätzlicher App
Moderne App-Systeme verfügen über direkte Anbindungen an das Rechnungssystem oder das Warenwirtschaftssystem auf stationären PCs, sodass Sie Rechnungen bequem am großen Bildschirm schreiben können. Außerdem sollten Sie die Daten jederzeit synchronisieren können, wie etwa Aufträge. Das arbeiten auf mobilen Endgeräten ist im Außendienst und auf der Baustelle sehr praktisch und professionell. Bei längeren digitalen Aufgaben ist die Lösung einer reinen App allerdings nicht zufriedenstellend und kostet mehr Zeit als es die Arbeit am normalen PC erfordern würde.
Das Angebot einer integrierten Rechnungslegung (also das Schreiben einer Rechnung direkt in der App - Versand per PDF oder gar Drucken per mobilen Drucker) ist hilfreich. Jedoch ist das kein Muss. Achten Sie eher auf andere Elemente, wie oben angesprochen. Erfasste Arbeitszeiten zu fertigen und gut getexteten Rechnungen umwandeln kann auch jederzeit im Büro geschehen.
Praxisbeispiel
In diesem 2,5 minütigen Video sehen Sie, wie Sie über eine mobile App (verwendbar auf allen beliebigen Endgeräten) in Aufträgen Zeiten verwalten, Material erfassen und den Kunden am Ende unterschreiben lassen. Diese Daten werden dann sehr einfach in das Hauptsystem auf dem lokalen Rechner im Büro übertragen, sodass Sie dort die Rechnung fertigmachen können.
Datanorm, Buchhaltung, Leistungsverzeichnis - die Liste der notwendigen Schnittstellen ist groß
Bei der Auswahl der für Sie geeigneten Handwerkersoftware ist vor allem eins entscheidend: der Zeitsparfaktor. Die größte Chance für Sie Zeit zu sparen, ist die Verwendbarkeit von vorhandenen Schnittstellen (die reine Verfügbarkeit ist nicht ausreichend - Sie müssen die Schnittstelle auch gut verwenden können!).
Lästiger Tipparbeit vorbeugen
Stellen Sie sich folgendes vor: Sie haben gerade eine große Baustelle abgeschlossen. Die Arbeit hat viel Spaß gemacht und jetzt freuen Sie sich auf die Endabrechnung und die damit einhergehende Zahlung. Worauf sich aber niemand freuen wird: Stundenlang am PC sitzen und feinsäuberlich alles abtippen, was Monteure nur halbherzig auf Papier festgehalten haben. Oder auch die Aufnahme von verbauten Teilen ins System, um sie dann auf die Rechnung setzen zu können. Wie wäre es stattdessen, wenn Sie einfach auf eine Taste drücken und bspw. sogar per Barcodescanner direkt alle Artikeldetails fertig und gut formattiert auf die Rechnung bringen könnten? Nutzen Sie dazu das gängige Datanorm-Format bzw. entsprechende Schnittstellen, um jederzeit Zugriff auf Artikeldetails Ihrer Lieferanten zu haben. So macht die Büroarbeit jedenfalls deutlich mehr Spaß.
Buchhaltung - kein will's - jeder muss
Die meisten Handwerksbetriebe und Handwerker wollen eines nicht: Buchhaltung machen. Hier kommt die gute Nachricht: das ist auch (fast) nicht mehr nötig. Damit ist gemeint, dass Sie nicht mehr aktiv buchen müssen, nicht mehr aktiv Belege sammeln oder Ordner horten müssen. Vieles (zugegeben leider aber nicht alles) kann mittlerweile voll digital und auch automatisiert laufen. So könnte Ihre Handwerkersoftware schon alle Debitoren (Ausgangsrechnungen), Kreditoren (Eingangsrechnungen) und auch die Kasse vollständig automatisch im Hintergrund vorkontiert für die Buchhaltung aufbereiten. Sie drücken dann nur noch einmal im Monat auf das "Knöpfchen" und alle Daten sind fertig aufbereitet für das Übersenden zum Steuerberater. Das erspart in der Praxis nicht nur viel Zeit sondern auch spürbares Geld!
Rechenbeispiel
Im Video finden Sie ein kleines Rechenbeispiel, wie Sie bei der Verwendung der Komplettlösung PS-WIN durchschnittlich ca. 200 € im Monat sparen können (Lizenzgebühr bereits inbegriffen!):
Kleinbetriebe müssen besonders aufpassen
Gerade Kleinbetriebe, egal ob Elektriker, Fliesenleger, Tischler, Zimmerer, oder welches Handwerk sonst, leiden unter den Auswirkungen von einem schlechten EDV-System. Denn das nimmt Ihnen nicht genug der ablenkenden und nervigen Arbeit ab, die noch dazu nicht bezahlt wird (wie bspw. die oben erwähnte Tipparbeit). Denn in solchen Betrieben gibt es nicht selten nur ganz wenige Mitarbeiter. Wenn alle diese Mitarbeiter mit Büroarbeit beschäftigt sind, statt mit Aufträgen kann man sich leicht selbst überlegen, wie groß das Einkommen zu dieser Zeit ist. Fast noch viel schlimmer ist eine andere Auswirkung, die oft gar nicht auf dem Radar ist, bevor man sie nicht selbst erfährt. Und zwar geht es um den Spaß bei der Arbeit. Bei einem Softwaresystem klingt das erstmal nicht so relevant. Aber arbeiten Sie mal Tage, Wochen, Monate, ja gar Jahre mit einer Software, die umständlich oder schlecht zu bedienen ist... Oder schlagen Sie sich mit einem Support herum, der schlecht zu erreichen ist und/oder Ihre Probleme nicht zu lösen vermag.
System XYZ klingt interessant - wie gehe ich jetzt vor?
Haben Sie erstmal ein System für sich identifiziert, was zumindest auf dem Papier interessant klingt, dann brauchen Sie vor dem Kauf unbedingt Zugriff auf eine Demoversion. Schauen Sie sich Kalkulation, Rechnungslegung, Zeiterfassung, Auftragsbearbeitung, Datanormanbindung, Steueranbindung etc. alles aus Ihrer konkreten Sicht als Handwerker an. Könnten Sie damit alles erledigen, was Sie im täglichen Betrieb brauchen? Fragen Sie sich auch, ob die Arbeit damit bei längerer Nutzung Spaß macht.
Testen Sie auch den Herstellersupport. Nichts ist ärgerlicher, als ein Problem zu haben und nicht geholfen zu bekommen. Idealerweise wird Ihnen direkter Hilfe per Telefon angeboten, sodass Probleme innerhalb weniger Stunden gelöst werden können.